Europese aanbesteding
Hoe win je een Europese aanbesteding
Als u wilt inschrijven op een aanbesteding en u zich wel eens de vraag stelt: "hoe win ik een aanbesteding?". In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe een aanbesteding werkt en hoe u succesvol kunt inschrijven op een aanbesteding.
Inschrijven (Europese) aanbesteding
U moet bij een aanbesteding zeer gedetailleerd weergeven wat uw capaciteiten zijn, wat uw ervaring is en wat uw prijzen zijn. U maakt dus een zeer uitgebreide offerte, de inschrijving op de aanbesteding.
Deze offerte wordt vervolgens beoordeelt samen met alle andere inschrijvingen. Vervolgens worden deze inschrijvingen onderworpen aan de uitsluitingscriteria en selectiecriteria. Komt uw bedrijf met uw inschrijving op de Aanbesteding daar doorheen, dan wordt gekeken naar de gunningscriteria. Vervolgens krijgen één of meerdere partijen de opdracht.
Hoe kan je inschrijven op een aanbesteding?
Opdrachten worden aangekondigd op http://ted.europa.eu/. Zo kunt u altijd eenvoudig zien welke opdrachten er open staan en kijken welke aanbestedingen er zijn per land, regio en bedrijfssector.
Als er een aanbesteding is die u als leverancier graag wilt binnenhalen, dan moet u de selectieleidraad opvragen. Over het algemeen kan dit op de website van de aanbestedende partij. Steeds vaker vindt de inschrijving op de aanbesteding online plaats. U voert een naam en wachtwoord in om toegang te krijgen tot de locatie van de aanbesteding. Vervolgens kunt u de selectieleidraad downloaden.
Het is vervolgens noodzaak om de percelen te onderscheiden. Te bepalen hoeveel leveranciers per perceel worden toegelaten, of er een raamovereenkomst uit voortkomt en uiteraard wat de selectiecriteria en gunningscriteria zijn. Daarnaast wordt mededeling gedaan over de waarde van de opdracht. Aan de hand van de waarde en de looptijd kunt u bepalen of het überhaupt zinvol is om tijd en geld te besteden aan de inschrijving op de aanbesteding.
In sommige gevallen worden deze vergoedingen namelijk wel heel erg laag gesteld of worden zoveel eisen gesteld aan personeel dat het niet haalbaar is.
Voorbeeld hiervan is dat personeel vaak niet meer dan twee uur per dag onderweg mag zijn van en naar de locatie of het kantoor. Of dat personeel dat van verder komt verplicht moet overnachten. Dan is het financieel al vaak niet meer interessant om door te gaan met de inschrijving. Zeker niet als u bedenkt dat u ook investeert in de tijd dat u daadwerkelijk bezig bent met de selectiefase en gunningsfase van de aanbesteding.
Vragen stellen tijdens de aanbesteding
Elke fase tijdens de aanbesteding kent deadlines. Zo ook de vragenronde. U kunt tijdens de aanbestedingsprocedure vragen stellen aan de aanbestedende partij. Vragen stellen is erg belangrijk omdat de selectieleidraad vaak veel ruimte over laat.
Percelen zijn onduidelijk afgebakend, het aantal mogelijk te leveren diensten of te plaatsen medewerkers is lijkt niet overeen te komen met de aanbesteding of de raamovereenkomst die volgt op de aanbesteding is niet duidelijk gecommuniceerd.
Vragen stellen tijdens de aanbestedingsprocedure is dus belangrijk om een nog beter beeld te krijgen van de aanbesteding. Zo kunt u veel nauwkeuriger toewerken naar het gewenste resultaat, het binnenhalen van de overeenkomst.
Selectiecriteria aanbesteding
Middels de selectiecriteria geeft u aan of uw organisatie de juiste ervaring heeft en groot genoeg is om de opdracht met succes te kunnen uitvoeren. Daarnaast wordt vaak gevraagd naar uw kwaliteitswaarborg. Hiermee kunt u aantonen dat uw organisatie voldoet aan gestelde eisen.
Daarnaast is het belangrijk om voldoende juiste referenties aan te dragen.
Er wordt in deze fase door middel van de selectiecriteria gekeken of uw organisatie de opdracht daadwerkelijk zou kunnen uitvoeren.
Gunningscriteria aanbesteding
De gunningscriteria zijn eigenlijk het meest specifiek. Hier geeft u namelijk aan wat uw prijs is en welke kwaliteit u daarvoor wilt gaan leveren. Nadrukkelijk moet er op worden gewezen worden dat als de aanbesteding aan u wordt gegund, u verplicht bent de opgegeven prijzen te hanteren.
Er is dan geen ruimte meer voor discussie om een andere prijs te vragen.
Vaak zijn de eisen aan de kwaliteiten van de te leveren diensten of goederen nauwkeurig omschreven in het Programma van Eisen. Geef duidelijk aan hoe u de gewenste kwaliteit gaat leveren. Doe dit volgens de SMART-methode. Uw inschrijving is dan Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Eventueel kunt u werken volgens de SMARTER-methode. Waarbij de “E” wordt toegevoegd voor ecologisch en de “R” voor relevant.
Indienen aanbesteding
De selectieleidraad geeft aan tot wanneer u uiterlijk vragen mag stellen. Ook geeft deze selectieleidraad voor de aanbesteding aan tot wanneer u uw offerte kunt indienen. Als u te laat bent is dit uw fout en kunt u dit niet meer herstellen. Over het algemeen gaat de inschrijving tegenwoordig volledig online.
U moet documenten uploaden en vragen beantwoorden met betrekking tot de selectiecriteria en de gunningscriteria van de aanbesteding.
Uitslag
Of de aanbesteding aan u wordt gegund of niet wordt over het algemeen zowel telefonisch als per brief medegedeeld. Bent u de gelukkige? Dan betreft het een voorlopige gunning. Dit betekent dat de partijen aan wie de opdracht niet is gegund bezwaar tegen gunning van de aanbesteding kunnen maken.
Zodra de bezwaartermijn van de aanbesteding verstreken is kan worden begonnen met contractbesprekingen.
Samenvatting
(Europees) aanbesteden is dus een taak voor juridische specialisten. Juristen en advocaten aanbestedingsrecht met de juiste ervaring op het gebied van aanbesteden en Europese aanbestedingen helpen u om met succes in te schrijven op aanbestedingen en om (Europese) aanbestedingen te winnen. Zo kunt u met uw bedrijf meer opdrachten binnenhalen dan uw concurrentie en groeien door aanbestedingen.
Wilt u hulp bij het uitzetten van een aanbesteding? Ook dan kunnen de juristen en advocaten van LegalSpot u helpen.
