Administratiekosten bij gratis verlenging van softwarelicentie?

In juni 2017 heb ik een softwarepakket voor boekhouden aangeschaft voor bijna €500. In de bijgeleverde algemene voorwaarden stond het volgende vermeld: uw licentie is telkens een jaar geldig. Tegen het einde van de licentieperiode wordt u gevraagd uw licentie te vernieuwen. Wanneer u uw licentie vernieuwt, wordt u gevraagd om uw gegevens te controleren en indien nodig te actualiseren op het Gebruikersportaal. Zo blijven uw gegevens up-to-date en kunnen wij u beter van dienst zijn. Aan het verlengen van uw licentie zijn uiteraard geen kosten verbonden. Vorig jaar september, enkele maanden na de aanschaf van de software, heeft de leverancier van de software het volgende gecommuniceerd: Met ingang van 1 oktober 2017 worden voor het vernieuwen van uw licentie kosten in rekening gebracht. Deze administratieve vergoeding is voor het beheer en onderhoud van onze systemen. De kosten bedragen € 12,50 per vernieuwing. Na vernieuwing van de licentie kunt u een jaar lang gratis gebruikmaken van uw huidige software. Mag de leverancier van software (in dit geval een boekhoudpakket) een vergoeding vragen voor het verlengen van een licentie, terwijl bij aankoop van de software is aangegeven dat verlenging van de licentie jaarlijks gratis is? NB: ik heb reeds telefonisch en schriftelijk contact gehad met de leverancier, maar deze antwoordden procesmatig en gaven aan dat ik voor het gebruik van de software de licentie moet vernieuwen. Indien eea niet zou mogen, welke stappen zou u aanraden? (boekhouding betreft die van een stichting; het gaat me niet zozeer om de kosten (hoewel nergens staat dat deze volgend jaar niet ineens €25 zouden zijn) maar om het principe hierachter)

Beste Anneke010,

Je hebt groot gelijk dat je uit principe bezwaar wilt maken. De leverancier heeft de algemene voorwaarden opgesteld en ik neem aan dat ze van toepassing zijn verklaard op de overeenkomst die je met de leverancier hebt gesloten. Jij mag ze daar gewoon aan houden. Kort gezegd: afspraak is afspraak.

Dat de leverancier nu kosten in rekening wil gaan brengen voor de verlenging, kan worden afgesproken met nieuwe klanten, maar niet met de bestaande. Dan zou de leverancier eenzijdig het contract wijzigen en dat kan niet. 

Succes!